その要となっているのが「シフトの可視化」であり「効率的なシフト管理」だ。
あるファミレスチェーンでは、シフトの可視化を行ったことで、提出シフトと実働の差異が発覚。無駄な出費につながっていただけではなく、時間が空いているアルバイト人材が多数いることが判明した。
「人が足りない」と募集をかけていたわけだが、実はうまく調整できていなかっただけだった。シフトの可視化によって人的資源を効率的に使えていないかったことが分かった。
個人の自由な時間で好きな時に仕事をするという意識、欲求が強い最近の若者はシフトの固定は離職につながりやすい。いかにして「個人の時間を買い取るか」という意識と具体的な施策＝「自由シフト」が強く求められている。
ホールのケースを見てみよう。ホールアルバイトのシフト管理は早番、遅番をベースに、人数が増えれば増えるほど煩雑な業務となる。
「箱積みの店舗では人数が多いのでパズルゲームのようになり、シフト表を作るのに丸1日取られたりすることもあります。中々予定の分からないバイトって自由度が高すぎるので、逆に希望日を取ってもらっている。空きがないように交渉・調整に時間を取られます」と話すのはホール主任。
一般的には1カ月前には次月のシフトを組む。白紙のカレンダーに出勤可能な日を入れてもらい、各自から回収したものをエクセルに落とし込みながら調整していく。提出期限が来ても学生バイトは1カ月先の予定は分かりにくい。2週間前なら比較的予定が立てやすいが、それではシフト管理の作業を月2回行わなければならず、手間が増えるので現場はやりたがらない。
もっとシフト管理を簡略化できないか？ そんな現場の声から誕生したのがクロスビットの「らくしふ」だ。リリースから2年余りで3000店舗に採用され、うち、7割が飲食業界だ。パチンコ業界には、今年の春から導入が始まり、30社あまりでトライアルが進んでいる。
「らくしふ」は紙やエクセルで行っていた非効率なシフト管理から、人的資源を最大限有効活用した効率的なシフト管理へと変えることができるものである。
いままでシフト作成・管理に費やしていた作業時間をホール現場本来の業務に注力できるという点もポイントだ。
現場では「紙の方が早い」という声もあるが、紙やエクセルを用いたシフト管理と違って、アルバイトはスマホで希望するシフトを入力するだけ。管理者が1人ずつに連絡確認していた作業は自動で回収される。提出されたシフトはリアルタイムで自動入力される。
シフト管理がパソコンで可視化できるので複数店舗の一括管理が行える。アルバイトが希望したシフトが入りにくいという不満に対して、入れる時間帯のチェーン店に回すなどの柔軟なシフトにも対応が可能になった。アルバイトはシフト確認をLINE上からいつでもできるので、確定シフトを店に取りに行く必要もない。
また、勤怠管理システムとも連動できるのでシフト管理→勤怠管理→給与計算、と「働く情報管理」を一括で行うことができる。
シフト管理を「見える化」することによって、潜在人員を発見できる。他店へのヘルプに回すなど、人的資源の有効活用も可能に。特にチェーン店ではシフトの効率化によって、業界とは縁遠い「自由シフト」にも対応することも可能になる。
採用難、かつ、ダブルワークが当たり前の時代に、他社と掛け持ちされるくらいなら自社のチェーン店で人材を共有・シフト入りしてもらう方が明らかに効率的で求人費の削減にもつながる。
採用事情が厳しいパチンコ業界では、将来を見据えた人材戦略が必要になる。人的資源の有効活用につながる一つのアイテムが「らくしふ」とも言える。
現在、パックエックスイノベーションでは「らくしふ」の1カ月無料トライアルを実施している。
詳しくはパックエックスイノベーションまで。
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